Há os que amam e os que odeiam, mas não adianta tentar fugir. Em palestras e reuniões você provavelmente vai ter de fazer uma apresentação no PowerPoint (ou em outro software similar). Ele permite também enviar slides para grupos de pessoas ou criar álbuns de fotos.

É comum o palestrante aplicar diversos recursos ou usar os slides como ponto principal da apresentação. Aí está o primeiro grande erro o PowerPoint deve ser apenas um complemento do discurso oral. No próprio site da Microsoft há um alerta: as apresentações mais eficazes costumam ser as mais simples. O site da fabricante do PowerPoint também aconselha a não usar mais do que cinco palavras por linha, e não mais do que cinco linhas por slide.

Uma dica que pode ajudar é a regra dos 10/20/30, cunhada pelo especialista Guy Kawasaki, uma apresentação não deve ter mais de 10 slides, apresentados em até 20 minutos e com fonte sempre maior que 30.

Falar devagar, não ler o que está escrito nos slides, olhar para a platéia e não pra o telão, falar sobre o assunto principal logo no início e praticar o que será apresentado são pontos que garantem o sucesso de uma apresentação.

O objetivo da apresentação é essencial para determinar o que pode e o que não pode ser feito. Se você for dar uma palestra ou exibir dados em uma reunião ou trabalho escolar, o principal é ser sucinto e ir direto ao ponto. Aqui vale a máxima: "menos é mais". Evite o uso de transições, efeitos, músicas, cores e imagens que podem distrair o público. O uso de narração pode ser importante se você não for apresentar pessoalmente os dados para isso, use a opção Slide Show > Gravar Narração. Se você vai criar slides para mandar para amigos, pode usar transições, músicas e efeitos para animar a apresentação. Mas sempre tome cuidado com os excessos.

Escrever em tópicos e usar gráficos e imagens para transmitir as informações fazem com que as pessoas prestem mais atenção no que você está dizendo.

Você consegue alterar facilmente a ordem dos slides ao ir em Exibir > Classificação de Slides. É só clicar no slide que quer mudar de lugar e arrastá-lo até onde ele deve ficar. Você pode copiar slides de um arquivo para outro da mesma maneira. É só abri-los lado a lado e arrastar os slides.

Uma boa ferramenta para organizar imagens, textos, gráficos e vídeos em um mesmo slide é a grade. Para isso, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Grades e Guias. Na janela, escolha o espaçamento (spacing), marque a opção Display Mostrar grade na tela e pressione OK. Agora é só usar a grade para alinhar os objetos. Ao clicar em um objeto, as setas do teclado o movem para cima, baixo, esquerda e direta. Se você quiser um movimento mais preciso, aperte Ctrl junto com as setas.

O programa possui uma barra de ferramentas para imagens. Além dos recursos básicos como cortar, aumentar ou diminuir contraste e brilho, ele possui também uma caneta que apaga uma cor da imagem, muito útil para apagar fundo de logotipos, por exemplo. Basta clicar no botão Definir Cor Transparente. Há ainda o botão Comprimir imagens, que permite diminuir o tamanho de uma imagem ou de todas do documento de acordo com o destino da apresentação: para web/tela ou impressão. Você pode escolher também deletar as áreas cortadas das imagens.

Para visualizar efeitos de transição, animação, áudio e vídeo em uma apresentação sem abandonar o modo de edição, basta manter a tecla Ctrl pressionada quando clicar no botão de Apresentação de Slides. A apresentação aparecerá em uma janela no canto superior esquerdo da tela.

A apresentação pode abrir automaticamente, sem o uso do programa, se você salvar o arquivo no formato PPS (PowerPoint Show). Vá ao menu Arquivo > Salvar como > Salvar como tipo> Apresentação do PowerPoint. Parte superior do formulário.