Desde 1991, a papelada gerada por empresas públicas e privadas deve
seguir as normas de armazenamento impostas pela Lei 8.159/11, que
regula a política nacional de arquivos. Com a obrigatoriedade de
arquivamento por até 30 anos para alguns documentos, qualquer
empresa, seja ela pequena ou grande, em certo momento terá de
organizar e gerenciar esses documentos, seja para atender uma
demanda de auditoria ou judicial. Para as empresas, esse processo
burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de
processos e fiscalizações públicas.
A bola de neve de processos
trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem
forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor para arquivar e
gerenciar documentos determinados por lei, diz Cristiano Oliveira,
diretor do Centro de Arquivos e Documentos (Cad), empresa
especializada em arquivar, gerenciar e organizar todo tipo de
documento de pessoa jurídica, médias e grandes empresas são as que
mais procuram o serviço.
"A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental,
onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento
de funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que
cumpriu com as normas, para que com isso não motive sanções que
trariam prejuízos ao caixa da companhia."
De acordo com Oliveira, pequenas empresas têm deixado o
arquivamento dos documentos à custódia de seus contadores, sob a
alegação de que o volume de documentos para arquivar é reduzido.
Para ele, tal comportamento pode ser equivocado, porque toda
empresa tem o desejo de permanecer no mercado e crescer, o que
inevitavelmente irá gerar um grande volume de documentos para
arquivar.
Dentro dessa realidade muitas empresas têm terceirizado a gestão
desses documentos para atender com eficiência fiscalizações e
demandas judiciais nas quais estão envolvidas. "Documentos
relacionados á saúde ocupacional do funcionário precisam ser
guardados durante 20 anos, se não armazenados podem gerar multa de
R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da quantidade de funcionários
de cada empresa", explica Oliveira.
O advogado lembra que há documentos que precisam ser arquivados
eternamente, como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o
FGTS/Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o Atestado de Saúde
Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador. Outros,
como Cartão de Ponto, Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão,
Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de Rescisão do contrato
de trabalho devem ser preservados por 5 anos. "Os motivos para
tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da
promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação
trabalhista, fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não
permite a comprovação digital dos mesmos, apesar de todo avanço
tecnológico."
Outros documentos como a guia de previdência dos funcionários que
devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse
período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma
auditoria. Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por
causa da malha fina do IR, onde os fiscais podem cobrar comprovantes
num período de até cinco anos. Os departamentos de RH e de
Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar
regularidades das empresas. Porém, normalmente, o serviço
terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma
acumular documentos por mais de dois anos, prejudicando a empresa.
Fonte: DCI