DETALHES IMPORTANTES SOBRE AS NOTAS FISCAIS

Por constituir-se no principal documento comprobatório do faturamento da empresa perante o fisco, uma série de normas e leis regulamentam as notas fiscais, desde a sua confecção até o seu arquivamento. Trata-se de um assunto extenso e complexo, impossível de ser apresentado em toda sua abrangência em apenas algumas páginas. Porém, existem detalhes sobre as notas fiscais que, por sua importância, precisam ser conhecidos pelos empresários.

Destinação das vias das NF’s modelos 1 ou 1-A

Em quaisquer circunstâncias, a 1º e a 4º vias devem acompanhar a mercadoria; a 2º via deve ser mantida no talonário para exibição ao fisco; e a 5º via, quando existente, deve ser encaminhada ao escritório contábil. Em operações estaduais, a 3º via não tem fins fiscais e pode, nos casos de inexistência da 5º via, ser enviada ao escritório contábil. Já nas operações interestaduais, a 3º via deve acompanhar a mercadoria. Nesses casos, se as NF’s forem confeccionadas em apenas 4 vias, deve-se providenciar uma cópia da NF para ser encaminhada ao escritório contábil.

O campo "condições de pagamento"

Só é permitido o preenchimento desse campo com a expressão "a prazo" quando a empresa emitir recibo, duplicata ou boleto bancário para a quitação do direito. Em todas as demais circunstâncias, até mesmo quando a venda é realizada mediante cheque pré-datado, a NF deve ser preenchida como venda à vista.

Canhotos das NF’s modelos 1 ou 1-A

Qualquer operação de circulação de mercadoria deve ser acompanhada por nota fiscal que, em sua parte inferior, deve conter o canhoto para ser destacado na entrega da referida mercadoria.
Parte integrante da NF, o canhoto tem por finalidade documentar a efetiva transmissão de propriedade do bem enviado pelo remetente ao destinatário. Em outras palavras, para o vendedor, o canhoto é a prova irrefutável da entrega das mercadorias, pois contém a declaração expressa e assinada de que o comprador recebeu os bens constantes daquela nota fiscal.
Para se evitar divergências entre comprador e vendedor, o canhoto deve ser assinado por pessoas responsáveis pelo recebimento da mercadoria, capazes de conferi-las e atestar que a quantidade, a qualidade e as especificações estão em conformidade com o pedido. Por isso, é importante que os entregadores sejam orientados a entregar os bens às pessoas responsáveis e a solicitar que, ao assinar o canhoto, o responsável pelo recebimento coloque seu nome por extenso, o número de seu R.G. e, se for o caso, aponha o carimbo da empresa.
Para manter a prova de entrega dos bens constantes naquela nota fiscal, é recomendável que os canhotos, devidamente preenchidos e assinados, sejam colados – apenas pelas extremidades, para facilitar sua remoção quando necessário – nas vias fixas do talonário. Empresas que utilizam NF’s emitidas por processamento eletrônico de dados ou mecanograficamente, devem usar um Livro de Canhotos para esse fim.