E-mail em ordem para não perder mensagens importantes

Você deve receber vários e-mails por dia entre spams, piadinhas e correntes de amigos, mensagens importantes do trabalho etc. Mas se você deixa todos na caixa de entrada, fica difícil encontrar uma mensagem quando precisa.
A solução mais comum é optar pela busca do programa de e-mail ou do webmail. Outra maneira simples de encontrar uma mensagem é reordenar os e-mails por uma determinada categoria. Geralmente os programas mostram remetente, assunto, tamanho e data. Se você sabe quem lhe enviou o e-mail que quer achar, fica bem mais fácil se você organizar todas as mensagens por remetente. Se você sabe o dia, por data e assim por diante.
Entretanto, é sempre bom tomar medidas prévias para deixar sua caixa de entrada organizada para facilitar o uso. O primeiro passo é criar filtros de spam (mensagens que vêm de remetentes desconhecidos, geralmente comerciais ou com vírus) e enviá-los para a lixeira ou uma caixa específica para eles (como o Junk e-mail, do Microsoft Outlook).

Regras e filtros

Com o lixo separado, é hora de arrumar os demais e-mails. Crie pastas na sua caixa de entrada por grupos que enviam mensagens ou por assuntos. Então, é só criar regras e filtros para que as mensagens vão para as pastas correspondentes. No Microsoft Outlook, você pode clicar com o botão direto do mouse sobre a mensagem e escolher a opção Create Rule (Criar Regra) e definir os critérios. Você pode definir o filtro por quem enviou o e-mail, pelo assunto, para quem foi enviado, por palavras no corpo da mensagem etc. É possível também definir o que fazer quando receber este tipo de e-mail: soar alarme, tocar um som, movê-lo para alguma pasta, encaminhá-lo para outro destinatário e outros. Você pode acessar esta opção também indo em Tools > Rules And Alerts (Ferramentas > Regras e Alertas) e selecionar New Rule (Nova Regra).
Você pode também adicionar lembretes às mensagens para ler mais tarde, encaminhá-las ou analisá-las. Para isso, clique com o botão direto do mouse sobre a mensagem e escolha a opção Follow up (Acompanhamento) e, então, Add Reminder (Adicionar Lembrete). Aí você escolhe qual será o lembrete e adiciona uma data e hora. Dá para acessar também pelo menu em Actions > Follow up > Add Reminder (Ações > Acompanhamento > Adicionar Lembrete).
No Gmail é possível adicionar marcadores às mensagens e, então, acessá-las por eles. O funcionamento é o mesmo das pastas no Outlook, é só criar marcadores e então filtros que ligam os e-mails aos marcadores. A diferença é que todos os e-mails continuam na caixa de entrada, mas você pode ver facilmente apenas os com marcação.
É possível ainda marcar com estrelas as mensagens mais importantes, encaminhar mensagens automaticamente para outros e-mails e abrir anexos na janela do browser (sem a necessidade de abrir programas do computador). O Google disponibiliza ainda um notificador (ainda em fase beta) que alerta quando chegam novas mensagens. Você pode baixá-lo para Windows 2000 e XP e Mac.

Arquivamento de e-mails

Para sua caixa não lotar de cinco em cinco minutos (se você usa um programa de e-mail com limite de armazenamento), mas também não perder mensagens antigas, a saída é arquivar as mensagens mais velhas. Programas como o Microsoft Outlook fazem isso automaticamente de tempos em tempos, mas há a opção de criar arquivos para cada pasta manualmente, por exemplo.
Para arquivar uma pasta ou um grupo de mensagens é só ir em menu File > Archive (Arquivo > Arquivar) e, então, escolher os e-mails anteriores a que data serão arquivados e criar um nome para o arquivo. Pronto, as mensagens anteriores vão para o arquivo. Para vê-las na interface do programa é só ir em Tools > Options > Other (Ferramentas > Opções > Outros), clicar no botão AutoArchive (Auto arquivar) e marcar a opção Show archive folder in folder list (Mostrar pastas de arquivos na lista de pastas).