Chegou um fiscal. E agora?

Ao tomar conhecimento de que um fiscal chegou em sua empresa, o que você faz?

a) Entra em pânico e fica correndo de um lado para o outro, sem saber o que fazer;
b) Tranca-se no banheiro e pede para a secretária dizer ao fiscal que os responsáveis pela empresa estão num congresso e só retornarão dentro de um ano;
c) Deixa o fiscal esperando do lado de fora da empresa ou na recepção e telefona para seu sócio, seu prestador de serviços contábeis, seu advogado e qualquer outro que você achar que posso lhe auxiliar:
d) Pede à recepcionista dizer ao fiscal que você está muito ocupado e não pode atendê-lo agora;
e) Entra em pânico, deixa o fiscal esperando do lado de fora da empresa, pede para a secretária ligar para seu assessor contábil e tranca-se no banheiro, porque você não sabe o que fazer.

Estas alternativas podem parecer absurdos mos, quando o assunto é fiscalização na empresa, as reações são as mais diversas e, muitas vezes, adversos.
O fiscal de um órgão federal teve sua entrada em uma empresa negada sob a alegação de que ele não havia agenciado a visita. Depois de insistir por mais de meia hora, ele foi embora. Quando voltou, estava acompanhado pela Polícia Federal, com um mondado judicial para entrar na empresa. Com isso, do contrário do que se pode pensar, o fiscal não pretendia "provar quem pode mais". Ele apenas obedecia à lei, já que o Estado tem não só o poder, mas o dever de fiscalizar as empresas e não se pode obstruir a ação de um fisco.

CONTAS: É justificado o medo da fiscalização?
RAZOPPI: Eu difícil que é comum. Na realidade, ao chegar, a primeira coisa que o fiscal deve fazer é mostrar sua identificação - e, como existem também os falsos fiscais, é aconselhável que a empresa procure checar se, realmente, ele é fiscal. Exceto raras exceções, a fiscalização não vai invadindo a empresa. A maior parte deixa a notificação e o escritório contábil providencia a documentação para atendê-la. O que acontece é os fiscais observarem a situação e o movimento da empresa para posterior confronto com a documentação e os registros apresentados.

CONTAS: E ele tem autonomia para fazer isso?
RAZOPPI: Olha, se eu não deixar ele entrar e fazer o serviço, ele pode vir com uma notificação ou até uma autorização do juiz. Aí, sim. O máximo que ele pode fazer é lacrar todas os gavetas e os arquivos do C.P.D. até sair a autorização. Por outro lado, sem procurar, ele não vai acharar nada. Então, ele faz somente o serviço dele de busca de informações para comparações posteriores com a documentação e os registros.

CONTAS: Quais os tipos de fiscalização a que urna empresa está sujeita?
RAZOPPI: Vamos por partes. Primeiro tem a municipal, que envolve dois departamentos. Um, de serviços, que fiscaliza o recolhimento do ISS e a Taxa de Licença. E outro, que dá o deferimento dos processos de abertura. É este departamento que cobra a falta de documentos e lacra aquele que não cumpre com as obrigações.

Na parte estadual, há a fiscalização do ICMS em que o fiscal faz buscas para comparações posteriores com a documentação e os respectivos registros, baseando-se no Regulamento do ICMS. Por exemplo, uma empresa pode ser fiscalizada aqui porque forneceu a um cliente de outro Estado ou cidade que está sendo fiscalizado lá, e existe o confronto com os registros e recolhimentos de impostos em cada localidade. É um tipo de fiscalização de expediente, que eles devem cumprir. Tem a fiscalização de rua, que é o volante. Por exemplo, o contribuinte pode ser abordado se estiver transportando mercadoria por via pública - ou ao descarrega-la para a verificação da documentação que a acompanha, analisando se foram atendidos as determinações regulamentares do modelo de nota fiscal utilizado, o número de vias, a data da efetiva saída, a identificação da mercadoria e o itinerário. Existe, ainda, a de levantamento fiscal. Nesta, a fiscalização vem com programação de levantamento de um determinado período de tempo - geralmente os últimos 5 anos e notifica. A empresa prepara a documentação de todo o período solicitado e entrega para o fiscal elaborar o levantamento.

A Cetesb também é estadual, mas só é pedida quando é feita a abertura. Durante o processo, só se houver uma denúncia.

No âmbito federal, tem a do Ministério do Trabalho, realizado pela DRT (Delegacia Regional do Trabalho), que fiscaliza o registro de empregados e o recolhimento do Fundo de Garantia. Ao comparecer à empresa para a entrega da notificação, o fiscal do trabalho verifica a quantidade de pessoas trabalhando, converso com elas, verifica as normas de segurança e, depois, confronta estes dados com os registros da empresa, se na folha de empregados consta o mesmo número de pessoas que ele anotou, se haviam autônomos lhe prestando serviços ou clientes em visita. A empresa tem que comprovar para não ser autuada por falta de registro.
O INSS tem sua própria fiscalização. Depois vem a Receita Federal, que geralmente notifica para comparecer à Delegacia da Receito Federal e levar a documentação exigida, mas apenas se houver alguma obrigação acessória não entregue, algum débito em aberto, alguma divergência nas declarações entregues.

Além disso, existe a fiscalização dos conselhos profissionais. Toda atividade tem os fiscais de seu conselho, que funciona da mesma forma, com o visita do fiscal e a notificação da empresa.

CONTAS: E quanto ao INSS, como se processa a fiscalização?
RAZOPPI: O INSS pede as folhas de pagamento e o livro Diário, para verificar o cálculo dos impostos sobre a folha de pagamento, os 20% sobre prestações de serviços de terceiros (R.RA.), a retenção dos 11% sobre a cessão de mão-de-obra e os devidos recolhimentos. Também é via notificação, com prazo para a apresentação dos documentos.

CONTAS: Desde o ano passado, os fiscais da Receita Federal apresentam-se com mandado e a empresa pode consultar na Internet se tem o expediente da fiscalização. Isto é uma garantia de não se tratar de um falso fiscal. Só a Receita Federal faz isto?
RAZOPPI: Eu não conheço nenhum caso de outros órgãos. Mesmo a Federal, nunca viu chegar com mandado.
A não ser no caso de empresas que não deixam o fiscal entrar e fazer o serviço, então ele precisa deste recurso mas, normalmente, eles mandam a notificação e o escritório contábil - ou o contador, quando a empresa tem contabilidade própria - vai atender.

CONTAS: Como identificar um falso fiscal?
RAZOPPI: Geralmente, o falso fiscal age pressionando e quem tem algo a esconder ou se apavora, ou acaba cedendo. Existem poucos casos de falsos fiscais, mas, de vez em quando, aparecem uns espertos. Eles podem até apresentar credenciais...

CONTAS: Como evitar isto?
RAZOPPI: O certo é checar com o posto de origem do fiscal, mas deve-se evitar fazer isto na frente dele. Alguém da empresa liga para o escritório de contabilidade, informa o nome do fiscal e o escritório faz isto. Até porque boa parte da fiscalização já é conhecida pelas empresas de assessoria contábil.

CONTAS: Além do alvará da Prefeitura, quais documentos obrigatoriamente uma empresa deve ter em mãos para apresentar ao fiscal?
RAZOPPI: Ao autônomo é solicitado o livro Caixa, o livro Registro de Prestação de Serviços, talões de notas fiscais e guias de recolhimento. Já às empresas de comércio ou serviços, o livro Caixa, ou o livro Diário, que é mais comum, os livros de Registro de Entradas e Saídas, Registro de Prestação de Serviços, Registro de Apuração do ICMS, Registro de Apuração do IPI, Registro de inventário, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de ocorrências, além dos talões de notas fiscais e guias de recolhimento. Com a obrigatoriedade da emissão de nota fiscal via processamento eletrônico de dados por uma boa parte das empresas, o fisco estadual solicita o arquivo magnético, que é validado pelo Sintegra antes da entrega.

Mas, geralmente, estes documentos estão no prestador de serviços contábeis, por isso a notificação com o prazo para o entrega. Por lei, o fiscal poderia exigir na hora e o ideal seria ter os documentos na empresa. Porém, como o escritório contábil é o elo entre a empresa e a fiscalização, a notificação tornou se mais viável. Os escritórios de contabilidade têm procurado trabalhar em conjunto com os órgãos públicos, porque podem agilizar as informações dentro do prazo e organizadamente.

Os talões de notas fiscais, o livro de inspeção do Trabalho, além de cópias de todos os registros em órgãos públicos devidos, que geralmente estão dispostos no quadro de documentos da empresa, obrigatoriamente devem estar à disposição da fiscalização no local.

* (texto extraido da revista (contas em Revista edição dez-jan 00)