Domine sua caixa de entrada

Enviar e receber e-mails é um hábito fácil de adquirir porque não exige esforço algum. Aposto que você recebe uma tonelada de mensagens diárias: listas de piadas onipresentes, correntes irritantes, anúncios tediosos ou um mix de lixo não solicitado com mensagens que você realmente precisa. O que um usuário de correio eletrônico deve fazer? Já é um grande passo você ter perguntado. Fique sabendo como o uso de filtros e regras podem evitar spam. E também como lidar com arquivos anexados e preservar os dados vitais. Então, antes de abrir sua caixa de entrada novamente, continue lendo.

Filtre o spam
Os filtros (às vezes chamados de regras da caixa de entrada) examinam as mensagens recebidas, determinam sua origem e as direcionam para o lixo quando satisfazem critérios específicos. Você pode estar pensando: não seria mais fácil apagar o e-mail indesejado manualmente? Não, a longo prazo. Além disso, criar filtros é muito rápido depois que você configurou alguns que identificam características comuns entre os e-mails de spam.
Alguns programas de correio eletrônico permitem que se copiem regras existentes e depois se alterem algumas palavras para bloquear uma nova fonte de spam. Se você quiser, pode começar com filtros genéricos para Eudora e regras para Outlook 2000, junto com instruções para importá-los. Experimentes as dicas que seguem.
Um aviso rápido: até você pegar o jeito de criar filtros, é possível que um deles acabe mandando uma mensagem importante do seu chefe para a lixeira. Como precaução, encaminhe o spam filtrado para uma pasta Possível Spam e apague o lixo manualmente com poucos dias de intervalo.
Experimente criar um filtro rápido para bloquear os domínios de países que os spammers usam com freqüência. Os códigos de duas letras dos países estão no cabeçalho do spam. Os favoritos atuais são Coréia do Sul (.kr), China (.cn), Chile (.cl) e Eslovênia (.si).
No Outlook Express: selecione Ferramentas-Regras para mensagens-Correio. Clique no botão Cancelar para fechar a caixa de diálogo Nova regra de correio (por enquanto) e selecione a guia Remetentes bloqueados na caixa de diálogo resultante. Clique no botão Adicionar e digite o endereço eletrônico do spammer, por exemplo, spammer@spams-r-us.com, ou o domínio que o enviou, como spamorama.com.
No Outlook 2000: selecione Ferramentas-Assistente de regras-Novo-Verificar mensagens quando chegam-Avançar. Clique na caixa de seleção ao lado de palavras específicas na seção de descrição das regras e digite um código de país, como .kr. Escolha Avançar e depois selecione a opção para mover a mensagem para uma pasta específica. Clique na palavra azul sublinhada, especificada na descrição, destaque sua pasta de spam e clique em Concluir. Se você receber spam com outro domínio de país, o Outlook 2000 permite que você copie essa regra e a modifique facilmente para o novo código de país.
No Eudora: para criar um filtro no Eudora, clique com o botão direito do mouse em uma mensagem de spam, escolha Make Filter, destaque o campo com o domínio (estará no campo From ou Any Recipient) e remova tudo que precede o ponto e o nome do país. Escolha Transfer to Existing Mailbox, vá até a pasta Possível Spam e clique em Create Filter. Na versão 5.0.2 patrocinada por publicidade, clique no botão In, selecione a pasta Possível Spam e clique em Create folder.
No AOL: se você quiser criar um filtro, primeiro tem que definir um nome fictício que será usado para receber mensagens somente de domínios nos quais confia (pcworld.com.br, por exemplo) e de pessoas que escolher. Para começar, faça o login, escolha Preferences e selecione Parental Controls-Set Parental Controls-E-mail Control, Customize. Clique em Next, escolha a opção que só permite mensagem de origens que você listar e acrescente os nomes das origens à lista. O próximo passo é criar novos nomes – cada um com seus próprios controles de e-mail – e usá-los para receber e-mails de grupos de notícias específicos, colegas de trabalho, membros da família prolixos, etc.
Quando você receber spam oferecendo segredos para espionar as pessoas ou prometendo que você vai ganhar milhões em três semanas, use uma porção pequena e exclusiva do assunto ou do texto da mensagem no filtro. Não use o assunto inteiro – o próximo será diferente – e ignore o endereço eletrônico porque ele também muda. Gaste cinco breves minutos por dia durante uma semana para criar um filtro eficiente empregando essas técnicas com patente pendente e certamente você terá resultados satisfatórios.

Peça ajuda ao seu provedor
O spam não desaparecerá tão cedo. Mas, com a ajuda do seu provedor, é possível eliminar grande parte do volume de mensagens que você recebe.
Talvez sua melhor defesa contra spam seja escolher um provedor de Internet que defenda você seriamente contra o lixo. Os provedores podem usar sistemas de filtragem no nível do servidor. Serviços baseados na Web como Hotmail e Yahoo! também fornecem filtros excelentes. Alguns provedores tentam barrar o dilúvio de e-mails bloqueando domínios de spam conhecidos.
Pergunte qual abordagem de prevenção contra spam seu provedor adota e peça-lhe que tome atitudes contra os spammers.

Procure vírus em arquivos anexos
Existem muitos tamanhos e formas de arquivos anexados a e-mails, mas todos têm algo em comum: são potenciais bombas de vírus que podem danificar o PC. Regra número um: grave sempre os arquivos anexados no disco rígido e vasculhe-os com uma ferramenta antivírus antes de abri-los.
No Outlook Express ou no Outlook 2000, abra a mensagem, selecione Arquivo-Salvar anexos e vá até a pasta onde você deseja gravar o arquivo anexado. O Eudora vai enviá-lo automaticamente para essa pasta. Escolha Tools-Options-Attachments e clique no botão Attachment directory.
Para segurança máxima, experimente o VBS Defender. É uma ferramenta gratuita que impede todos os worms baseados Visual Basic Script de entrarem em qualquer e-mail cliente. .
Esvazie a caixa de entrada
Para fazer a coisa direito, você tem que organizar as mensagens à medida que chegam. Mantenha a caixa de entrada vazia: responda rapidamente, arquive o e-mail em outra pasta ou o encaminhe na mesma hora. É possível ignorar a lista convencional de pastas em ordem alfabética acrescentando um número e um espaço aos nomes das pastas para criar uma ordem própria.
Outro truque é filtrar mensagens recebidas com base em eventos e pessoas. Quando um filtro no Eudora reconhece o endereço eletrônico do seu chefe em uma mensagem, por exemplo, pode emitir o som de uma buzina de nevoeiro, para atrair a atenção. A mensagem entra na pasta Urgente e aparece imediatamente na tela. Filtros simples codificam com cor mensagens de amigos, listas de piadas, reuniões, o que você quiser. Você ficará surpreso em ver que, com esses filtros, será muito mais fácil classificar sua correspondência.
Domesticando o servidor
Quando alguém lhe envia uma mensagem, ela vai para seu provedor, que a acomoda em um servidor até que seu programa de correio eletrônico vá buscá-la. A correspondência acumula gradualmente, mas a maioria dos provedores o limita a 5 MB a 10 MB de espaço no servidor para armazenar as mensagens recebidas. Se seu aplicativo de correio eletrônico não remove as mensagens recuperadas do servidor do seu provedor, com alguns dias de intervalo – especialmente se você recebe grandes arquivos anexados –, o provedor passará a rejeitar novas mensagens quando o limite de armazenamento for ultrapassado. Talvez você receba um alerta, mas, se não receber, veja o que fazer.
No Outlook Express 5.5 e Outlook 2000: Clique em Ferramentas-Contas, selecione a conta apropriada, clique em Propriedades-Avançado, marque Deixar uma cópia da mensagem no servidor e Remover do servidor após 5 dias (o padrão), mas mude o 5 para 2.
No Eudora: Selecione Tools-Options-Incoming Mail e marque o item Delete from server after 0 days. Mude o padrão 0 para 2.
No Netscape 6 Mail: Selecione Editar-Preferências Correio/Newsgroup-Servidores de correio e certifique-se de que a opção Apagar mensagens no servidor quando forem apagadas localmente esteja marcada.
Dica extra: Se você envia e recebe arquivos grandes com freqüência, use o WhaleMail (www.whalemail.com). Esse serviço gratuito permite que você armazene 75 MB de conteúdo durante duas semanas e que outras pessoas especificadas por você tenham acesso aos arquivos.

Bate e volta
Eis uma maneira útil de se livrar de uma lista de piadas ou evitar qualquer outra forma de spam. Use o utilitário Bounce Spam Mail para enviar uma mensagem falsa para que o remetente pense que seu endereço de e-mail é inválido.

Repita comigo... Não
Quando você responde um e-mail, inclui todo o texto da mensagem original? Por quê? É um desperdício de largura de banda, dificulta a leitura e pode ser evitado facilmente. O padrão na maioria dos programas de correio eletrônico é incluir o original nas respostas.
Para mudar essa configuração no Outlook 2000, clique em Ferramentas-Opções e, sob a guia Preferências, selecione Opções de e-mail. Clique na lista Ao responder mensagens e escolha o item Não incluir a mensagem original.
No Outlook Express, escolha Ferramentas-Opções, selecione a guia Enviar e desmarque Incluir a mensagem na resposta. No Netscape, clique em Editar-Preferências, dê um duplo clique em Correio e Newsgroups, selecione Mensagens na lista, desmarque o item Citar a mensagem original ao responder e clique em OK.
Mesmo que você prefira manter o texto original na sua resposta por default, pode removê-lo caso a caso com duas digitações. Em qualquer programa de correio eletrônico, digite CTRL+A para selecionar o texto original e comece a digitar a resposta. O texto desaparecerá em um passe de mágica, substituído por sua resposta. O Eudora 5 tem uma solução mais elegante: basta destacar o texto que você gostaria de incluir e clicar no botão Reply. O texto destacado é inserido na sua resposta automaticamente.
Não convide ao spam: camufle seu endereço
Se você costumar ler mensagens em grupos de notícias, não se esqueça de se proteger contra spam alterando seu endereço eletrônico de modo que ele não funcione como está digitado, mas sinalize claramente para as pessoas qual é seu endereço válido. Um exemplo: se seu endereço for stopspam@pcworld.com.br, mude-o para stopspam-at-pcworld.com.br.