I) TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA
1) Previdência Social - INSS
•Documentos
Os documentos abaixo relacionados deverão ser arquivados
na empresa, à disposição da fiscalização, durante
10 (dez) anos :
- folhas de pagamento das remunerações pagas ou
creditadas a todos os segurados a seu serviço, devendo
manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha
e recibos de pagamento;
- lançamentos contábeis dos fatos geradores de todas as
contribuições, o montante das quantias descontadas, as
contribuições da empresa e os totais recolhidos;
- todas as informações cadastrais financeiras e contábeis
prestadas ao INSS;
-comprovante de entrega da GPS ao sindicato representativo
da categoria profissional mais numerosa entre seus
empregados;
-cópia da GPS;
- comunicados de acidente do trabalho; e,
- comprovantes de pagamento de benefícios reembolsados à
empresa.
1.1.1) Contagem do prazo
O prazo de 10 (dez) anos
estabelecido pela legislação previdenciária, é o período em
que a Previdência Social terá direito de apurar e constituir
seus créditos, contados da seguinte forma:
-do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o
crédito poderia ter sido constituído;
-da data em que se tornar definitiva a decisão que houver
anulado, por vício formal, a constituição de crédito
anteriormente efetuado.
Base: Artigos 32 e 45 da
Lei nº 8.212/91e artigo 225 do Decreto nº 3.048/99.
1.2) Guia da Previdência Social – GPS
A GPS é preenchida em 02 (duas) vias, a 1ª via é
destinada ao INSS e a 2ª via é destinada ao contribuinte.
A empresa está obrigada a emitir guias separadas para
cada estabelecimento ou obra de construção civil
identificados, respectivamente, pelo CGC ou CEI, observando
que as guias devem ser individualizadas de acordo com o
código de pagamento específico.
No prazo de 05 (cinco) anos , a
contar da data do recolhimento, e não ultrapassando 30% do
valor a ser recolhido em cada competência daquele
estabelecimento que efetuou o recolhimento indevido, poderão
ser compensadas as contribuições, atualização monetária,
juros moratórios e multa, recolhidos indevidamente ou a
maior.
Os originais das GPS`s quitadas deverão permanecer no
local onde a empresa centraliza os livros e documentos
contábeis, bem como os demonstrativos dos valores lançados
para compensação, reembolso e GPS negativa, devem ser
guardados para apresentação à fiscalização do INSS, pelo
prazo de 10 (dez) anos , contados
de acordo com forma do item 1.1.1 acima.
Base: Itens 2 e 3 do
Manual de Preenchimento da Guia da Previdência Social – GPS,
aprovado pela Ordem de Serviço DAF nº 205/99
1.3) Pessoas jurídicas de direito privado
beneficente de assistência social
As pessoas jurídicas de direito privado, beneficiadas
com a isenção de que trata os artigos 206 ou 207 do Decreto
nº 3.048/99, serão, ainda, obrigadas a manter a disposição
do Instituto Nacional do Seguro Social, durante
10 (dez) anos , contados de acordo com a forma
do item 1.1.1 acima, os seguintes documentos:
- Livros Diário e Razão, balanço patrimonial e
demonstração de resultado do exercício, com discriminação
das receitas e despesas, relativos ao exercício anterior,
para o caso da pessoa jurídica de direito privado
beneficente de assistência social de que trata o art. 206 do
Decreto nº 3.048/99;
- Livros Diário e Razão e demonstrações contábeis e
financeiras relativas ao exercício anterior, para o caso da
pessoa jurídica de direito privado. A pessoa jurídica de
direito privado sem fins lucrativos, que exerce atividade
educacional nos termos da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de
1996, ou que atenda ao Sistema Único de Saúde, mas não
pratique de forma exclusiva e gratuita atendimento a pessoas
carentes, de que trata o art. 207 do Decreto nº 3.048/99,
abrangendo:
b.1) balanço patrimonial;
b.2) demonstração de resultado do exercício, com
discriminação das receitas e despesas;
b.3) demonstração de mutação de patrimônio; e notas
explicativas.
Base: Artigos 209 e 210
do Decreto nº 3.048/99.
1.4) Contribuintes individuais
Para comprovar o exercício de atividade remunerada, com
vistas à concessão de benefícios, será exigido do
contribuinte individual, a qualquer tempo, os recolhimentos
das correspondentes contribuições, sendo assim, entendemos
que todos os comprovantes devem ser guardados por tempo
indeterminado.
Base: Artigo 45 da Lei nº
8.212/91 com nova redação dada pela Lei nº 9.876/99.
1.5) Salário-educação
A legislação do salário educação determina que a empresa
deverá manter sob sua guarda, durante 10 (dez)
anos, os documentos relativos ao atendimento
dos alunos beneficiários para eventuais comprovações perante
os órgãos fiscalizadores, a contar da competência de janeiro
de 1986.
Sugerimos que seja obedecida a forma do item 1.1.1
acima.
Base: Artigo 7º da
Instrução Normativa nº 1/97.
1.6) SALÁRIO-FAMÍLIA
O pagamento do salário-família será devido a partir da
data da apresentação da certidão de nascimento do filho ou
da documentação relativa ao equiparado, estando condicionado
à apresentação anual de atestado de vacinação obrigatória,
até seis anos de idade, e de comprovação semestral de
freqüência à escola do filho ou equiparado, a partir dos
sete anos de idade.
A empresa deverá conservar, durante 10 (dez)
anos , os comprovantes dos pagamentos e as
cópias das certidões correspondentes, para exame da
fiscalização do Instituto Nacional do Seguro Social,
conforme o disposto no § 7º do artigo 225 do Decreto nº
3.048/99.
Tendo a norma silenciado quanto ao início da contagem
desse período, sugerimos que seja de acordo com a forma do
item 1.1.1 acima.
Base: § 1º do artigo 84, do
Decreto nº 3.048/99.
2) Legislação do Trabalho
2.1) Livro de Inspeção do Trabalho
Toda empresa deve ter o livro de Inspeção do Trabalho, no
qual o Agente de Inspeção do Trabalho registrará sua visita
ao estabelecimento, declarando data e hora do início e
término da visita, bem como o resultado da inspeção.
Sendo a legislação omissa com relação ao prazo de guarda do
mesmo e considerando que a sua finalidade é de registrar
ocorrências, entende-se que uma vez esgotados seus espaços,
a empresa poderia deixar de guardá-lo, mas embora essa forma
seja aplicada e defendida por alguns, sugerimos que esse
livro seja mantido por prazo indeterminado
, seguindo o mesmo prazo de guarda do Livro ou Fichas de
Registro de Empregados.
2.2) Trabalhador urbano e rural – documentos da
relação empregatícia
Com o advento da Constituição Federal de 1988, e,
posteriormente, com nova redação dada ao inciso XXIX do
artigo 7º e revogação do artigo 233, pela Emenda
Constitucional nº 28, de 25 de maio de 2000, os créditos
resultantes da relação de trabalho prescrevem em
05 (cinco) anos para os trabalhadores urbanos
e rurais, até o limite de 02 (dois) anos
após a extinção do contrato.
O prazo prescricional não se aplica aos trabalhadores
menores de 18 anos.
Assim, decorrido o prazo de 05 (cinco) anos
do contrato de trabalho, a empresa poderá se descartar dos
documentos inerentes à relação empregatícia, tais como:
-acordo de compensação de horas;
-acordo de prorrogação de horas;
-recibos de pagamentos de salários, de férias e do 13º
salário;
-livros, cartão ou fichas de ponto;
-recibo de entrega do vale-transporte;
-Comunicação de Aviso Prévio;
-Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
-Carta com Pedido de Demissão.
Dessa forma, convém que seja mantida a documentação
relativa as relações de trabalho pelo prazo mencionado, pelo
menos, visto que durante a fluência dos mesmos, havendo
fiscalização e/ou reclamação trabalhista ajuizada, a empresa
terá que apresentar provas documentais em sua defesa.
Base: Inciso XXIX, do
artigo 7º da Constituição Federal e artigo 11 da CLT.
2.3) Livros ou Fichas de Registro de Empregados
Quanto aos Livros ou Fichas de Registro de Empregados é
aconselhável sejam conservados por prazo
indeterminado , pois esses documentos são de
incontestável valor para efeito de comprovação de tempo de
serviço de empregados ou ex-empregados, para fins de
obtenção de benefícios previdenciários, principalmente da
aposentadoria por tempo de serviço.
2.4) Contratos de Trabalho
Esse documento também é considerado de incontestável
valor para efeito de comprovação de tempo de serviço, como
os livros ou fichas de Registro de Empregados, devendo ser
conservado por prazo indeterminado
.
2.5) Segurança e Medicina do Trabalho
As empresas devem, obrigatoriamente, observar as normas
regulamentadoras de segurança e medicina do trabalho, em
todos os locais de trabalho sujeitos às disposições da CLT.
As normas regulamentadoras aplicam-se, no que couber, a cada
empresa. Assim, a aplicação das normas será observada de
acordo com a atividade desenvolvida pela empresa.
A seguir, estão relacionados os documentos mais comuns e
o tempo de guarda dos mesmos:
- o histórico clínico da empregado registrado em
prontuário individual deverá ser arquivado, no mínimo, pelo
período de 20 (vinte) anos ,
contados a partir do desligamento do empregado. O atestado
de Saúde Ocupacional deve ser guardado pelo
tempo de validade do mesmo, definido de
acordo com a periodicidade do exame.
Base: Item 7.4.5 da
Portaria SSST nº 24/94 (redação dada à NR-7).
-todos os documentos relativos ao processo eleitoral por
um período mínimo de 05 (cinco) anos
. Já o livro de atas da CIPA, como não há previsão de tempo
de guarda para o mesmo, entende-se que o mesmo deva ser
arquivado por tempo indeterminado
;
Base: Alínea “j” do item
5.40 da Portaria MTb nº 3.214/78 (redação dada à NR-5).
-a empresa obrigada a constituir Serviço Especializado em
Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT),
deve manter arquivado, por 05 (cinco) anos,
o comprovante de entrega do mapa de avaliação dos acidentes
do trabalho;
Base: Alínea “j” do item
4.12 da Portaria MTb nº 3.214/78 (redação dada à NR-4).
-recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação
deve ser arquivado por tempo indeterminado
;
-as empresas de construção devem manter arquivado, pelo
prazo de 03 (três) anos , a cópia
e o protocolo de encaminhamento da Ficha de Acidente do
Trabalho e do formulário Resumo Estatístico Anual.
Base: itens 18.32.1 e
18.32.2, da Portaria SSST nº 04/95 (redação dada à NR-18).
o livro “Registro de Segurança”, onde são anotadas todas
as ocorrências com caldeiras e vasos sob pressão, deve ser
guardado pelo tempo em que a empresa mantenha os
equipamentos que deram origem as anotações
constantes do mesmo.
Base: Item 13 da Portaria
MTb nº 3.214/78 (redação dada à NR-13).
-um registro de dados, estruturado de forma a constituir
um histórico técnico e administrativo do desenvolvimento do
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA, cuja
estrutura é de no mínimo um planejamento anual com
estabelecimento de metas, deve ser mantido pelo prazo de
20 (vinte) anos.
Base: Item 9.3.8.1 da
Portaria SSST nº 25/94 (redada à NR 9)
3) Contribuição Sindical
A contribuição sindical devida por empregados,
trabalhadores autônomos, profissionais liberais e
empresas/empregadores, não recebeu pela Consolidação das
Leis do Trabalho (CLT), ou ato complementar, tratamento
diferenciado relativo à decadência e prescrição, em relação
ao Código Tributário Nacional (CTN), pelo que se infere que
àquela contribuição aplicam-se as normas dispostas no CTN.
O CTN estabelece que o direito da Fazenda Pública
constituir o crédito tributário extingue-se após
05 (cinco) anos . O referido prazo é contado
do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o
lançamento do crédito tributário poderia ser procedido ou da
data em que se tornar definitiva a decisão que houver
anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente
efetuado.
Base: Artigo 173 c/c o
artigo 150 do Código Tributário Nacional.
4) Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS
4.1) Guia de Recolhimento (GRE) e Relações de
Empregados (RE)
Os depósitos do FGTS, e as antigas Guias de Recolhimento
(GRE) e Relações de Empregados (RE), deverão ser guardados
pela empresa pelo prazo de 30 (trinta) anos
.
A norma silenciou quanto ao início da contagem dessa
prescrição trintenária, a qual sugerimos seja contado na
forma do item 1.1.1 acima.
Base: Artigo 23, § 5º, da
Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990.
4.2) Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de
Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, e
usuários do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e
Informações à Previdência Social – SEFIP
As empresas deverão manter arquivados os comprovantes de
entrega da GFIP, bem como os arquivos SEFIPCR.RE/SEFIPCT.RE,
pelo prazo de 30 (trinta) anos
(artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990 –
prescrição trintenária), tempo esse que sugerimos seja
contado de acordo com a forma do item 1.1.1 acima,
por ter a norma silenciado.
Os registros constantes do arquivo magnético
(SEFIPCR.RE/SEFIPCT.RE) não necessitam ser reproduzidos em
meio papel, salvo para elidir a responsabilidade solidária e
quando houver exigência legal. As empresas, porém, deverão
manter tais arquivos pelo prazo legalmente determinado à
guarda da informação que, no entanto, deve ser apresentada
em meio papel quando solicitada pela fiscalização.
Para garantir a preservação dos arquivos SEFIPCR.RE e
SEFIPCT.RE, a empresa deverá conhecer a vida útil dos meios
utilizados para preservação dos mesmos, renovando-os sempre
que se fizer necessário.
Base: Item 11 da Resolução
INSS nº 19/2000.
4.3) GUIA DE RECOLHIMENTO RESCISÓRIO DO FGTS E INFORMAÇÕES
À PREVIDÊNCIA SOCIAL - GRFP
A GRFP é o documento destinado ao recolhimento para o
FGTS, em substituição à Guia de Recolhimento Rescisório do
FGTS - GRR, assim como à prestação de informações à
Previdência Social, nos casos de dispensa sem justa causa,
inclusive a indireta, por culpa recíproca, por força maior
ou extinção normal do contrato a termo, inclusive a do
trabalhador temporário (Lei nº 6.019/74) e na resilição do
contrato firmado nos termos da Lei nº 9.601/98, que deverá
ser mantida em arquivo pelo prazo de 30 (trinta)
anos.
Referido prazo se dá em função da prescrição trintenária
do FGTS disposta no artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036, de 11
de maio de 1990. A norma silencia quanto ao início da
contagem desse prazo, sendo assim, sugerimos que seja
contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte.
Base: Item 3 da Resolução
INSS nº 637/98.
5) Seguro Desemprego
A parte inferior do formulário de Comunicado de Dispensa
(CD), comprovante do empregador da entrega do formulário,
deve ser guardada pelo prazo de 05 (cinco) anos
, contados a partir da data da dispensa.
Base: Parágrafo único, do
artigo 5º, da Resolução CODEFAT Nº 71/94.
6) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
- CAGED
O formulário padronizado, denominado Cadastro Geral de
Empregados e Desempregados que a empresa utiliza para
comunicar ao Ministério do Trabalho admissão, transferência
ou desligamento de empregados deve ficar à disposição da
fiscalização pelo prazo de 36 (trinta e seis)
meses , contados a partir do primeiro dia do
exercício seguinte, por nossa sugestão, porquanto a norma
silencia quanto ao início dessa contagem.
Base: § 2º do artigo 1º,
da Portaria MTb nº 194/95.
7) Programa de Integração Social – PIS e PROGRAMA
DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO - PASEP
A legislação determina que os contribuintes devem manter,
pelo prazo de 10 (dez) anos , a
partir da data fixada para o recolhimento, os documentos
comprobatórios dos pagamentos efetuados e da base de cálculo
das contribuições.
Apensar da legislação silenciar-se quanto a RAIS,
entendemos que a mesma deve ser guardada pelo mesmo período,
pois é indispensável para o recebimento do abono do PIS.
Assim, a RAIS, os DARF´s em que foram recolhidas as
contribuições do PIS devem ficar arquivados por pelo menos
10 (dez) anos .
Base: artigos 3ºe 10 do
Decreto-lei nº 2.052/83.
8) CONTRIBUIÇÃO PARA FINANCIAMENTO DA SEGURIDADE SOCIAL
- COFINS
À COFINS aplica-se as normas relativas ao processo
administrativo-fiscal de determinação e exigência de
créditos tributários federais. Portanto, é de 05
(cinco) anos o tempo de guarda dos documentos
relacionados com a COFINS, como DARF de recolhimento das
contribuições e os relacionados com sua base de cálculo,
iniciando a contagem na forma prevista no artigo 173 do CTN,
ou seja, do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que
o crédito poderia ter sido constituído, ou da data em que se
tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício
formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.
Base: §2º, artigo 10, da
Lei Complementar nº 70/91.
9) FUNDO DE INVESTIMENTO SOCIAL - FINSOCIAL
Os documentos comprobatórios dos pagamentos efetuados e
da base de cálculo da contribuição, devem ser conservados
pelo prazo de 10 (dez) anos, a
partir da data fixada para o recolhimento, considerados na
elaboração da declaração do FINSOCIAL. (Decreto-Lei nº
2.049/83, artigo 3º)
Base: Artigos 31 e 44 do
Decreto nº 92.698/86.
II) COMERCIAL E FISCAL
1) LIVROS OBRIGATÓRIOS
Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal
e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão
conservados até que ocorra a prescrição dos créditos
tributários – 05 (cinco) anos –
(art. 174 - CTN) decorrentes das operações a que se refiram,
iniciando a contagem na forma prevista no artigo 173 do CTN,
ou seja, do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que
o crédito poderia ter sido constituído, ou da data em que se
tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício
formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.
A norma complementar é clara relativamente a quais
créditos se exige a prescrição para a desobrigação de guarda
dos documentos: são os créditos referentes às operações às
quais esses mesmos documentos se refiram.
Se a norma determina a manutenção da documentação somente
até que ocorra a prescrição dos créditos nela representados,
a contrario sensu dispensa-a após esse prazo. Em
conseqüência, o termo final do prazo da guarda obrigatória
dos documentos é o dia em que prescrever o crédito
tributário das operações a que se refiram.
Base: Artigos 174, 195, do
Código Tributário Nacional.
Exceção à regra, os lançamentos contábeis dos fatos
geradores de todas as contribuições previdenciárias feitos
no Livro Diário, o qual sugerimos a guarda por prazo
permanente e, em caso de utilização do Livro Razão, esse
deve ser guardado pelo prazo de 10 (dez) anos.
1.1) Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou
administrativas
A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem,
enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam
pertinentes , os livros, documentos e papéis
relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou
operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua
situação patrimonial.
O prazo de prescrição dessas ações é disciplinada pelos
artigos 177 e seguintes, do Código Civil Brasileiro, que
determina 20 (vinte) anos para as
ações pessoais, e 10 (dez) anos
entre presentes e 15 (quinze) anos
entre os ausentes para as ações reais, contados da data em
que poderiam ter sido propostas.
Para a cobrança de crédito tributário, a Fazenda Pública
dispõe de um prazo prescricional de 05 (cinco)
anos , contados da data da sua constituição
definitiva, prescrição essa, que pode ser interrompida pela
citação pessoal feita ao devedor, pelo protesto judicial,
por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor,
ou por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que
importe em reconhecimento do débito pelo devedor.
Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros,
fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a
pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande
circulação do local de seu estabelecimento, aviso
concernente ao fato e deste dará minuciosa informação,
dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do
Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao
órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição,
podendo então, ser providenciada a legalização de novos
livros ou fichas.
Base: Artigo 264 do
Decreto 3.000/99.
2) COMPROVANTES DA ESCRITURAÇÃO
Os comprovantes da escrituração, todos os livros de
escrituração obrigatórios por legislação específica, bem
como os documentos e demais papéis que serviram de base para
escrituração comercial e fiscal da pessoa jurídica, de fatos
que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios
futuros, serão conservados até que se opere a decadência do
direito da Fazenda Pública constituir os créditos
tributários relativos a esses exercícios e enquanto não
prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito
tributário extingue-se após 05 (cinco) anos
, contados: a) do primeiro dia do exercício seguinte àquele
em que o lançamento poderia ter sido efetuado; b) da data em
que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por
vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.
Em igual prazo prescreve o direito de a Fazenda Pública
efetuar execução fiscal do crédito tributário, contado da
sua constituição definitiva.
O prazo de prescrição dessas ações é disciplinada pelos
artigos 177 e seguintes, do Código Civil Brasileiro, que
determina 20 (vinte) anos para as
ações pessoais, contados da data em que poderiam ter sido
propostas.
Base: Artigo 37, da Lei
9.430/96, inciso III, do artigo 45, da Lei nº 8.981/95 e
artigo 173 do Código Tributário Nacional.
3) ARQUIVO EM MEIO MAGNÉTICO
As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de
processamento eletrônico de dados para registrar negócios e
atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar
documentos de natureza contábil ou fiscal e que, no balanço
elaborado em 31 de dezembro do ano calendário imediatamente
anterior, possuírem patrimônio líquido
superior a R$ 1.800.000,00, ficam obrigadas a apresentar
à Secretaria da Receita Federal, quando solicitadas pelos
Auditores Fiscais do Tesouro Nacional, os arquivos
magnéticos contendo as informações relativas aos seus
negócios e atividades econômicas, de forma clara e completa,
no que se refere à contabilidade; fornecedores e clientes;
documentos contábeis e fiscais; controle de estoque e
Registro de Inventário; correção monetária de balanço e
controle patrimonial; folha de pagamento; relação
insumos/produtos; cadastro de Pessoas Físicas e Pessoas
Jurídicas aplicado aos arquivos fornecidos; e, tabelas de
códigos aplicados aos arquivos fornecidos.
Os arquivos magnéticos contendo as informações acima
deverão permanecer à disposição da Secretaria da Receita
Federal, pelo prazo decadencial de guarda da documentação
contábil e fiscal previsto na legislação tributária, ou
seja, 05 (cinco) anos , contados
na forma prevista no artigo 173 do CTN, ou seja, do primeiro
dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia
ter sido constituído, ou da data em que se tornar definitiva
a decisão que houver anulado, por vício formal, a
constituição de crédito anteriormente efetuado.
Não há disposição legal obrigando as pessoas jurídicas à
utilização de sistema de processamento de dados para
elaboração de demonstrações financeiras e contábeis.
Dependendo do seu porte e da viabilidade econômica, a pessoa
jurídica poderá optar por sua utilização. Ao fazer a opção,
sujeitar-se-á aos ônus do cumprimento das obrigações
acessórias pertinentes.
Para as empresas com patrimônio líquido acima do limite
previsto no art. 265 do RIR/99 e usuárias do sistema
eletrônico, é prevista a guarda dos arquivos magnéticos, até
ocorrer a prescrição, sob pena de aplicação das multas
previstas nos artigos 266 e 980, todos do Regulamento do
Imposto de Renda vigente.
Base: Artigo 7º, da
Instrução Normativa SRF nº 68/95.
4) IMPOSTO DE RENDA
Regra geral, os documentos relativos à declaração de
imposto de renda, seja de pessoa física ou jurídica, devem
ser conservados pelo prazo de 05 (cinco) anos
, tendo em vista o direito de proceder ao lançamento do
crédito tributário (decadência) extingue-se após cinco anos,
contados de acordo com o artigo 173 do Código Tributário
Nacional, (do primeiro dia do exercício seguinte àquele em
que o lançamento poderia ter sido efetuado; ou, da data em
que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por
vício formal, o lançamento anteriormente efetuado) e o
direito de ação para cobrança do crédito tributário
prescreve em igual prazo, contados da data da sua
constituição definitiva (Código Tributário Nacional, art.
174).
4.1) Pessoa física
A pessoa física é dispensada da juntada, à declaração de
rendimentos, de comprovantes de deduções e outros valores
pagos, obrigando-se, todavia, a manter em boa guarda os
aludidos documentos, pelo prazo de 05 (cinco)
anos, contados na forma do item 4
acima, em cujo período poderão ser exigidos pelas
autoridades lançadoras, quando estas julgarem necessário
(Decreto-Lei nº 352, de 17 de junho de 1968, artigo 4º).
4.2) Pessoas físicas consideradas empresas individuais
As pessoas físicas consideradas empresas individuais
deverão manter sob sua guarda e responsabilidade os
documentos comprobatórios das operações, pelos prazos
previstos na legislação aplicável às pessoas jurídicas, ou
seja, por 05 (cinco) anos ,
contados na forma do item 4 acima. (Decreto-Lei nº
1.381, de 1974, art. 9º, § 1º, alínea c).
4.3) Atividade rural
O regulamento da tributação, fiscalização, arrecadação e
administração do Imposto sobre a Renda e Proventos de
Qualquer Natureza especifica sobre a guarda de livros e
documentos no caso de resultado positivo obtido na
exploração da atividade rural pela pessoa física poderá ser
compensado com prejuízos apurados em anos-calendário
anteriores, ficando obrigada à conservação e guarda do Livro
Caixa e dos documentos fiscais que demonstram a apuração do
prejuízo a compensar, pelo prazo de 05 (cinco)
anos, contados na forma do item 4
acima.
4.4 ) Instituições sem fins lucrativos
As instituições de educação e as de assistência social,
sem fins lucrativos não estão sujeitas ao imposto de renda,
desde que preste os serviços para os quais houver sido
instituída e os coloque à disposição da população em geral,
em caráter complementar às atividades do Estado, sem fins
lucrativos. Para o gozo da imunidade, essas instituições
estão obrigadas a atender entre outras coisas, a conservar
em boa ordem, pelo prazo de 05 (cinco) anos
, contado da data da emissão, ou conforme nossa sugestão,
contados na forma do item 4 acima, os documentos
que comprovem a origem de suas receitas e a efetivação de
suas despesas, bem assim a realização de quaisquer outros
atos ou operações que venham a modificar sua situação
patrimonial. (alínea “d”, artigo 12, da Lei nº 9.532/97)
4.5) Microempresas e empresas de pequeno porte
As microempresas e as empresas de pequeno porte,
inscritas no SIMPLES, apresentarão, anualmente, declaração
simplificada que será entregue na data que for fixada do
ano-calendário subseqüente ao da ocorrência dos fatos
geradores dos impostos e contribuições de que trata o art.
187 do Decreto 3.000/99.
Os documentos relativos à declaração devem ser
conservados pelo prazo de 05 (cinco) anos
, contados na forma do item 4 acima.
4.6) Pessoa jurídica – lucro presumido
A pessoa jurídica habilitada à opção pelo regime de
tributação com base no lucro presumido deverá manter a
escrituração contábil nos termos da legislação comercial, o
Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar
registrados os estoques existentes no término do
ano-calendário, em boa guarda e ordem, enquanto não
decorrido o prazo decadencial – 05 (cinco) anos
- contados na forma do item 4 acima, e não
prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos
os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal
específica, bem como os documentos e demais papéis que
serviram de base para escrituração comercial e fiscal.
Base: artigo 60, §1º do
artigo 65, inciso III, do artigo 160, inciso IV, do §3º do
artigo 170 e, artigos 190, 527, 797, 898 e 901, do Decreto
nº 3.000/99.
4.7) Deduções do Imposto sobre a Renda
A pessoa física ou jurídica responsável pela execução de
projetos culturais deverá possuir controles próprios, onde
registre, de forma destacada, a despesa e a receita do
projeto, bem como manter em seu poder todos os comprovantes
e documentos a ele relativos, pelo prazo de 05
(cinco) anos , contado a partir da data do
recebimento das doações ou patrocínios, conforme dispõe a
legislação ou, de acordo com a regra geral disposta no
item 4, a qual sugerimos.
Base: Artigo 10 da
Instrução Normativa SE/MINC/SRF nº 1/95.
Conforme dispõe a Lei nº 8685/93, até o exercício fiscal
de 2003, inclusive, os contribuintes poderão deduzir do
imposto de renda devido as quantias referentes a
investimentos feitos na produção de obras audiovisuais
cinematográficas brasileiras de produção independente,
conforme definido no artigo 2º, incisos II e III, e no
artigo 3º, incisos I e II, da Lei nº 8.401, de 8 de janeiro
de 1992, mediante a aquisição de quotas representativas de
direitos de comercialização sobre as referidas obras, desde
que estes investimentos sejam realizados no mercado de
capitais, em ativos previstos em lei e autorizados pela
Comissão de Valores Mobiliários, e os projetos de produção
tenham sido previamente aprovados pelo Ministério da
Cultura.
As empresas receptoras dos recursos oriundos dos
incentivos fiscais (Lei nº 8.685/93) deverão manter todos os
registros e documentos relativos aos projetos, bem como o
livro de que trata o art. 26 da Instrução CVM nº 208/94,
pelo prazo de 05 (cinco) anos a
contar da data fixada para sua conclusão.
Base: Instrução Normativa
nº 56/94.
4.8) Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF
Os declarantes manterão todos os documentos contábeis e
fiscais relacionados com o Imposto de Renda Retido na Fonte,
cópia da DIRF e informações relativas a beneficiários sem
retenção de Imposto de Renda na fonte, pelo prazo de
05 (cinco) anos , a contar da data da entrega
da DIRF à Secretaria da Receita Federal.
Os registros e controles de todas as operações deverão
ser separados por estabelecimento e apresentado, quando
solicitado, à autoridade fiscalizadora.
Base: Artigo 25 e seus parágrafos, da
Instrução Normativa SRF nº 146/99.
5) DECLARAÇÃO INTEGRADA DE INFORMAÇÕES ECONÔMICO-FISCAIS
DA PESSOA JURÍDICA – DIPJ
Estão obrigadas à apresentação da declaração as pessoas
físicas equiparadas à jurídica; as entidades submetidas aos
regimes de liquidação extrajudicial e falimentar, pelo
período em que perdurarem os procedimentos para a realização
de ativo e o pagamento do passivo; as entidades imunes e
isentas do imposto de renda que deverão apresentar,
anualmente, a DIPJ, de forma centralizada, pela matriz; e,
filiais, sucursais, agências ou representação, no Brasil, de
empresas sediadas no exterior, cujos comprovantes da
atividade empresarial que serviram de base à escrituração;
devem ser conservados e arquivados em ordem pelo prazo de
05 (cinco) anos , para serem exibidos à
fiscalização ou à unidade da Receita Federal, quando
solicitados, contados de acordo com a regra geral disposta
no item 4.
Os comprovantes relativos a ano-calendário cujo imposto
ou contribuição social sobre o lucro estiverem em litígio
deverão ser guardados até decisão final.
As pessoas jurídicas que se enquadrem na hipóteses para
utilizar, de acordo com a IN SRF nº 68/95, o sistema de
processamento eletrônico de dados para registrar negócios e
atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar
documentos de natureza contábil ou fiscal, ficarão obrigadas
a manter, em meio magnético ou assemelhado, à disposição da
Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos e
sistemas durante o prazo decadencial – 05
(cinco) anos.
Base: MIPJ, Instrução
Normativa SRF nº 28/2000.
6 ) Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.
Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica,
relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de
exercícios futuros, serão conservados pelo prazo de
05 (cinco) anos , ou seja, até que se opere a
decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os
créditos tributários relativos a esses exercícios.O direito
de constituir o crédito tributário extingue-se após cinco
anos, contados:
-da ocorrência do fato gerador, quando, tendo o sujeito
passivo antecipado o pagamento do imposto, a autoridade
administrativa não homologar o lançamento, salvo se tiver
ocorrido dolo, fraude ou simulação (Lei nº 5.172, de 1966,
art. 150, § 4º);
- do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o
sujeito passivo já poderia ter tomado a iniciativa do
lançamento (Lei nº 5.172, de 1966, art. 173, inciso I);
- da data em que se tornar definitiva a decisão que houver
anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente
efetuado (Lei nº 5.172, de 1966, art. 173, inciso II).
Esse direito extingue-se definitivamente com o decurso
dos prazos acima, contado da data em que tenha sido iniciada
a constituição do crédito tributário pela notificação, ao
sujeito passivo, de qualquer medida preparatória
indispensável ao lançamento (Lei nº 5.172, de 1966, art.
173, parágrafo único).
Base:
Artigos 116, 421, do Decreto nº 2.637/98 c/c o artigo 37, da
Lei nº 9.430/96.
7) COMERCIANTES EM GERAL
Todos os comerciantes são obrigados a conservar em boa
guarda toda a escrituração, correspondências e demais papéis
pertencentes ao giro do seu comércio, enquanto não
prescreverem as ações
que lhes possam ser relativas aos modos por que se
dissolvem e extinguem as obrigações comerciais, como
pagamento, novação e compensação mercantil.
Base: Artigo 10, do Código
Comercial Brasileiro.
Quanto ao prazo prescricional das ações, cumpre-nos
apontar os mais relevantes.
A prescrição é vintenária para
as ações de cumprimento de obrigações comerciais contraídas
por escritura pública ou particular; em 05
(cinco) anos para as ações provenientes de
letras, a contar da data do protesto e, na falta deste, da
data do seu vencimento; de terceiro contra sócios não
liquidantes, suas viúvas, herdeiros ou sucessores, a contar
do dia do fim da sociedade e dos sócios entre si
reciprocamente e contra os liquidantes.
Prescreve em 04 (quatro)
anos , da sua data, as dívidas provadas por
contas correntes dadas e aceitas, ou por contas de vendas de
comerciante a comerciante presumidas líquidas.
O direito para demandar o pagamento sem título escrito
assinado pelo devedor, prescreve no fim de 02
(dois) anos , sendo o devedor residente no
mesmo Estado do credor; no fim de 03 (três) anos
, se for morador noutro Estado; e passados 04
(quatro) anos , se residir fora do Brasil. A
ação para demandar o cumprimento de qualquer obrigação
comercial que se não possa provar senão por testemunhas,
prescreve dentro de 02 (dois) anos
.
Esses prazos prescricionais e outros elencados pelo
Código Comercial Brasileiro (arts. 441 a 456), interrompe-se
por algum dos modos seguintes:
1 - fazendo-se novação da obrigação, ou renovando-se o
título primordial dela;
2 - por via de citação judicial, ainda mesmo que tenha
sido só para juízo conciliatório;
3 - por meio de protesto judicial, intimando pessoalmente
ao devedor, ou por éditos ao ausente de que se não tiver
notícia.
A prescrição interrompida principia a correr de novo: no
primeiro caso, da data da novação, ou reforma do título; no
segundo, da data do último termo judicial que se praticar
por efeito da citação; no terceiro, da data da intimação do
protesto.
8) EMPRESAS INDIVIDUAIS
As pessoas físicas consideradas empresas individuais são
obrigadas a manter sob sua guarda e responsabilidade os
documentos comprobatórios das operações, pelos
prazos previstos na legislação aplicável às pessoas
jurídicas.
Base: Alínea c, §1º,
artigo 9º, do Decreto-Lei nº 1.381/74.
9) AUDITORES INDEPENDENTES
O auditor, para fins de fiscalização do exercício
profissional, deve conservar a boa guarda, pelo prazo de
05 (cinco) anos , a partir da data da emissão
de seu parecer, toda a documentação, papéis de trabalho,
relatórios e pareceres relacionados com os serviços
realizados, devendo ainda, adotar procedimentos apropriados
para manter a custódia desses documentos.
Base: Resolução CFC nº
821/97 – NBC P 1, item 1.5.1 c/c a Resolução CFC nº 828/98 –
NBV T 11, item 12.
Os auditores independentes, no exercício de suas
atividades, no âmbito do mercado de valores mobiliários,
deverão conservar em boa guarda pelo prazo mínimo de
05 (cinco) anos , ou por prazo superior por
determinação expressa da CVM, em caso de Inquérito
Administrativo, toda a documentação, correspondência, papéis
de trabalho, relatórios e pareceres relacionados com o
exercício de suas funções.
Base: Inciso III, do
artigo 25, da Instrução Normativa CVM nº 308/99.
10) DECLARAÇÃO COMPROBATÓRIA DE PERCEPÇÃO DE RENDIMENTOS -
DECORE
A Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos –
DECORE, é documento contábil destinado a fazer prova de
informações sobre percepção de rendimento em favor de pessoa
física, que deve ser expedida e fornecida por Contabilista,
por meio de sistema eletrônico, devendo a 2ª via, a qual
conterá o número da Declaração de Habilitação Profissional –
DHP (Resolução CFC nº 871/00), utilizado na primeira via,
ser arquivada pelo Contabilista, pelo período de
05 (cinco) anos , contados, conforme nossa
sugestão, do primeiro dia do exercício seguinte ,
acompanhada de memória de cálculo, quando o rendimento for
decorrente de mais de uma fonte pagadora e, quando
fundamentada em documentos, de cópia destes.
Em casos excepcionais, em virtude de ações que possam ser
propostas, ora para a verificação da legalidade do
documento, ora por pedidos indenizatórios de danos
porventura ocasionados, o prazo de prescricional é
disciplinado pelos artigos 177 e seguintes, do Código Civil
Brasileiro, que determina 20 (vinte) anos
para as ações pessoais, contados da data em que poderiam ter
sido propostas.
Base: Resolução CFC nº
872/2000.
11) SOCIEDADES SEGURADORAS, DE CAPITALIZAÇÃO, ENTIDADES
ABERTAS DE PREVIDÊNCIA PRIVADA E CORRETORAS DE SEGUROS,
PREVIDÊNCIA PRIVADA ABERTA E CAPITALIZAÇÃO, RELATIVOS A
CONTRATOS
11.1) Dos Títulos de Capitalização e Dos Contratos de
Seguros
O prazo mínimo para guarda de documentos originais
relativos à títulos de capitalização é de 20
(vinte) anos a partir do término de sua
vigência ou de resgate, o que for maior.
O prazo mínimo para guarda de documentos originais de
contratos de seguros de bens é de 05 (cinco)
anos , contados a partir do término de
vigência do contrato, ou o prazo de prescrição, o que for
maior.
O prazo mínimo para guarda de documentos originais de
contratos de seguros de pessoas, de responsabilidades e
aqueles cujo beneficiário não seja o próprio segurado, é de,
no mínimo, 20 (vinte) anos ,
contados a partir do término da vigência do contrato.
As informações acerca de todos os valores relativos a
contratos de seguros e títulos de capitalização devem ser
expressas, em moeda corrente da época, durante o período de
vigência de contrato, devendo ser mantidos pelo prazo mínimo
de 20 (vinte) anos , contados a
partir do término de vigência do contrato.
11.2) Dos Contratos Previdenciários
O prazo mínimo para guarda de documentos originais
relativos a contratos previdenciários, entendidos aqueles de
entidades privadas, é de 20 (vinte) anos
, contados do término, por qualquer causa, da vigência do
contrato.
Base: Artigos 3º ao 7º da
Circular SUSEP Nº 74/99.
12) SOCIEDADES ANÔNIMAS
12.1) Extinção das debêntures
A companhia emissora fará, nos livros próprios, as
anotações referentes à extinção das debêntures, e manterá
arquivados, pelo prazo de 05 (cinco) anos,
contados, conforme nossa sugestão, de acordo com a regra
geral (art. 173 do CTN), do primeiro dia do exercício
seguinte, juntamente com os documentos relativos à extinção,
os certificados cancelados ou os recibos dos titulares das
contas das debêntures escriturais.
Se a emissão tiver agente fiduciário, caberá a este
fiscalizar o cancelamento dos certificados. Os
administradores da companhia responderão solidariamente
pelas perdas e danos decorrentes da infração do disposto
neste artigo.
Base: Artigo 74, da Lei nº 6.404/76.
12.2) Títulos ou contratos de investimento coletivo
Somente as sociedades constituídas sob a forma de
sociedade anônima poderão emitir títulos ou contratos de
investimento coletivo para distribuição pública. Essas
companhias deverão manter em boa ordem e guarda, pelo prazo
de 08 (oito) anos , ou por prazo
superior, por determinação da CVM, seus livros sociais,
registros contábeis e outros documentos que consubstanciem
as informações prestadas nos termos desta Instrução,
permitindo, a qualquer tempo, o exame dos mesmos pela
fiscalização da CVM, contados, conforme nossa sugestão, e de
acordo com a regra geral (art. 173 do CTN), do primeiro dia
do exercício seguinte.
Base: Artigo 14 da Instrução
CVM nº 270/98.
