INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE MANUAL

Orientação Geral:

1. Rotina do pessoal

1.1.  Admissões de empregados
1.2.  Documentos necessários para admissão
1.3.  Demissões de funcionários
1.4.  Trabalho do Menor/Mulher
1.5.  Documentos de afixação obrigatória

2. Obrigações Trabalhistas

2.1. Na admissão
2.2. Registros
2.3. Legal
2.4. Casos Especiais

3. Obrigações mensais

4. Documentos contábeis mensais

5. Obrigações anuais fiscais

6. Arquivo Geral de documentos

6.1. Prazo prescricional
6.2. Trabalhista e Previdenciária
6.3. Estadual
6.4. Municipal
6.5. Imposto de Renda

7. Lembretes objetivos

8. Tabela Geral de Prazos de Recolhimentos de Impostos e Contribuições

9. Sistema Tributário das Microempresas e das empresas de Pequeno Porte

ORIENTAÇÃO GERAL

Temos por finalidade de orientar de forma geral quanto às obrigações e rotinas Administrativas, do Pessoal, Fiscal e Arquivo como segue:

1.      ROTINAS DO PESSOAL

1.1.  Procedimentos para Admissões de Empregados

a)  Carteiras Profissionais

b)  Ficha de Registro de Empregados

c)  Ficha Salário Família

d)  Declaração de dependentes do I.R.

e)  Declaração de Salário Família

f)   Cadastramento no PIS, caso seja o 1º emprego do funcionário.

1.2 .Documentos Necessários para Admissão

a)  Copia da identidade  

b)  Copia do título do eleitor

c)  Copia do comprovante de voto

d)  Copia do Certificado de Reservista

 e) Atestado de Saúde - Exame Médico Admissional

f)  Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 (quatorze) anos

g)  Fotografia 3x44

1.3.  Procedimento para Demissões de Funcionários

a)  Elaboração da quitação dos funcionários de acordo com os seus direitos trabalhistas em relação à sua demissão

b)  Caso o empregado tenha mais de 01 (um) ano de casa, a quitação do funcionário deverá ser efetuada na presença do fiscal no Ministério do Trabalho ou Sindicato de Classe, de posse dos documentos necessários para este fim;

c)  No momento do desligamento do funcionário quando for dispensado pela empresa, deverá ser emitido a Comunicação de Dispensa - CD, e postado no correio até 05 (cinco) dias de seu desligamento;

d)  As homologações devem ser feitas no prazo estabelecido pela convenção do Sindicato de Classe

e)   Exame demissional

1.4.  Trabalho do Menor/Mulher

a)   Horário especial para estudante/gestante

b)   Proibição de horas - extras

1.5.  Documentos de afixação obrigatória

a)  Quadro de horário de funcionamento do estabelecimento

b)  Taxa de licença e funcionamento da Prefeitura Municipal

c)  Alvará de Licença e funcionamento Municipal (a emissão deste Alvará pela Prefeitura está vinculado as condições de habitabilidade do imóvel, planta aprovada, normas de segurança, bombeiros, higiene, etc.);

d)  Alvará de funcionamento emitido pelo Ministério do Trabalho (a emissão deste Alvará está vinculada as condições de higiene, segurança e Medicina do Trabalho);

e)  Contribuição sindical empregador

f)   Documento de inscrição na Prefeitura Municipal, Estado e Receita Federal;

g)  Vide documentos de afixação obrigatória na parte de orientação trabalhista anexa a presente

ATENÇÃO:

A falta de apresentação dos Alvarás acima mencionados implicará em elevadas multas e o conseqüente fechamento do estabelecimento.

2.      OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS

Nossa Legislação Trabalhista remonta da década de 40 (quarenta), logo notamos que a mesma torna-se falha pelo avanço social e tecnológico, porém devemos nos preocupar em ter a documentação como segue, em ordem, evitando assim infrações trabalhistas e conseqüentes multas elevadas.

A Legislação Trabalhista exige que certos documentos sejam afixados em lugares visíveis, isto é, fiquem expostos de maneira que todas as pessoas tomem conhecimento deles, tais documentos recebem o nome de DOCUMENTOS DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA, como:

a)   Quadro de Horário do Trabalho

b)   Quadro de Horário de Trabalho do Menor

c)   Quadro de Disposições de Proteção ao Trabalhador dos menores

d)   Guia de Recolhimento - Contribuição Sindical Patronal e Empregados

e)   Quadro de Horários de funcionamento da casa

f)    Guia de recolhimento de INSS e FGTS do mês

OBSERVAÇÃO: - A jornada normal de trabalho são de oito horas, podendo ser prorrogada por mais duas horas, quando o excesso de um dia fora compensado em outro dentro da mesma semana, sendo que a jornada não poderá ultrapassar a horas normais de 44 (quarenta e quatro) semanais e 220 (duzentas e vinte) mensais.

Passaremos a listar, a seguir outros documentos obrigatórios, que são:

2.2.  NA ADMISSÃO

a)  Contrato de Trabalhos (registro)

b)  Carteira de Trabalho e Previdência Social

c)   Prova de quitação com o serviço militar, se masculino entre 17 e 45 anos de idade;

d)  Título de Eleitor, se maior;

e)  Cédula de Identidade

f)   Comprovante de inscrição no PIS

g)  Carteira de Saúde

h)  Exame médico admissional

i)   CIC

j)   Cópia da Certidão de Nascimento dos Filhos e de Casamento

k)   Fotografia 3x4, de frente recente.

2.3.  REGISTROS

a)   Contrato de Experiência

b)   Declaração de Opção de FGTS

c)   Declaração de Dependência Econômica

d)   Termo de Responsabilidade

e)   Ficha de Salário Família

f)   Caderneta de Vacinação dos filhos nascidos a partir de 01.01.77

g)   Ficha Salário Maternidade

h)   Carteira de Motorista (para tal função)

2.4.  LEGAL

a)   Os mencionados de afixação obrigatória

b)   Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

c)   Cadastro Geral de Empregados Admitidos e Demitidos

d)   Guia de Recolhimento - FGTS

e)   Guia de Recolhimento - INSS

f)    Relação de Empregados - FGTS

g)   Comunicação de Acidente do Trabalho

h)   Solicitação de Cadastro no PIS

i)    Contrato de Aprendizagem de Menores

j)    Livro de Inspeção de Trabalho

k)   Alvará Judicial para menores trabalharem em via pública

l)    Ficha de Horários Externos (motorista / vendedores, etc);

m)  Certificado de Aprovação de Instalações

n)  Acordo p/ Prorrogação da Duração de Trabalho

o)  Acordo p/ Compensação de Duração de Trabalho

p)  Assistência médica efetuada por profissional licenciado pela Medicina do Trabalho

OBSERVAÇÃO: - O menor e a mulher não poderá fazer horas extraordinárias, exceção feita às mulheres que tiverem atestado médico do Ministério do Trabalho; o acordo para Compensação de Horas do menor e da mulher deverá ser feito em termo homologado pelo Sindicato de Classe.

2.5.  CASOS ESPECIAIS

a)  As empresas com vinte ou mais empregados deverão organizar a COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES - CIPA

b)  As empresas onde trabalhem trinta ou mais mulheres com dezesseis anos de idade ou mais, deverão firmar convênios com creches;

c)  Toda empresa deverá manter uma pasta para cada empregado, contendo todos os documentos ao mesmo relacionado;

d)  Cumprimento rigoroso da Portaria 24 de 23/12/96, que exige a assistência médica por profissional registrado no M.T.P.S., para as admissões e demissões, bem como o acompanhamento anual de saúde dos funcionários. O caso de não cumprimento implica em multas trabalhistas.

Lembramos que atualmente as multas trabalhistas oscilam entre 03 (três) a 200 (duzentas) valor referência da época, e qualquer falta com as obrigações acima estará incorrendo em tais multas.

3.      OBRIGAÇÕES MENSAIS

a)   Execução da Folha de Pagamento e envelopes

b)  Apuração e recolhimento dos encargos sociais e contribuições previdenciárias: INSS, FGTS, IR FONTE, Contribuição Sindical e Assistencial, carnê do INSS dos sócios;

c)  Apuração e recolhimento dos impostos federais, estaduais e municipais: IRPJ / Contribuição Social / IPI / PIS / COFINS / ICMS / ISS / ISTR / IRRF sobre serviços profissionais de terceiros e alugueis;

d)   Entrega do CAGED (Cadastro de Admitidos e Demitidos).

e)   Execução da Folha de Pró-Labore dos diretores e respectivos recibos de pagamento

f)    Escrituração Fiscal dos Livros:

1.   Registro de Entrada de Mercadorias (modelo 1/1^A)

2.   Registro de Saída de Mercadorias (modelo 2/2^A)

3.   Apuração do ICMS (modelo 9)

4.   Apuração do IPI (modelo 8)

5.   Livro de Utilização de Documentos Fiscais e Termo de Ocorrência (modelo 6)

6.   Controle de Produção e do Estoque (modelo 3)

7.   Registro de Inventário (modelo 7)

8.   Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados (modelo 51)

9.   Livro de Registro de Fatura de Serviços Prestados a Terceiros (modelo 53)

10. Registro de Recebimentos Impressos Fiscais e Termos Ocorrência (modelo 57)

11. Registro de Duplicatas

g)  Entrega da Guia de Recolhimento do ICMS (GIA)

h)  Remessa de uma cópia autenticada da GRPS quitada para o Sindicato Patronal

4.      DOCUMENTOS MENSAIS PARA REMESSA À CONTABILIDADE

a)  Cópias de cheques ou recibos de pagamento, com os respectivos documentos quitados, devidamente  reconciliados com os extratos bancários, para que não haja falta de documentos;

b)  Comprovantes de recebimento ou depósito, com as respectivas duplicatas em anexo;

c)  Extratos bancários com os avisos de Débito e Crédito, devidamente reconciliados para que não haja falta de documentos;

d)  Extratos de aplicações financeiras

e)  Processo de Importação e Exportação

f)   Processo de Fechamento de Câmbio

g)  Copia dos Livros Fiscais do mês (Entrada, Saída, Apuração do IPI e ICMS);

h)   Copia das Folhas de Pagamentos e Pró-Labore

i)    Copia das Guias de Recolhimento do INSS, FGTS, IR Fonte, ICM, IPI, PIS, COFINS, ISS, Contribuição Sindical e Assistencial;

j)    01 (uma) via de Notas de Vendas de Mercadorias e Serviços

k)   01 (uma) via das Notas de Compra de Mercadorias, Serviços, Máquinas, Móveis e Utensílios, etc.

5.      OBRIGAÇÕES ANUAIS FISCAIS

a)  Balanço Patrimonial e respectivas Demonstrações de Resultado

b)  Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica

c)  Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física de todos os sócios

d)  Declaração de Movimento Econômico ao Estado / Prefeitura (DAME)

e)  Declaração das Operações por unidade de Federação ao Estado (GIINTER)

f)   DIPI

g)  DIPAM

h)  RAIS

i)  DIRF

j)  Informe de Rendimentos Assalariado / Sócio / Autônomo / Alugue / Serviços de Terceiros

k) Recolhimento da Contribuição Sindical Patronal

l)  Taxa de Licença de Funcionamento (TLIF)

m) Renovação CADAN e recolhimento da taxa de Publicidade e Funcionamento (TFA)

n)  Renovação dos atestados médicos dos funcionários

o)  Renovação dos Alvarás de Funcionamento

p)  Recolhimento da anuidade aos Conselhos Regionais e entidade de Classe

q)  Registro dos Livros Fiscais

r)   Levantamento do Estoque em 31 de dezembro de cada ano, ou em qualquer época quando do levantamento de balanços fiscais.

6.      ARQUIVO GERALA DE DOCUMENTOS

Tem por finalidade a orientação para organização do arquivo inativo

6.1.   GUARDA DE DOCUMENTOS - PRAZO PRESCRICIONAL

A presente tem por finalidade orientar V.Sa. quanto o prazo para guarda de documentos de acordo com as Legislações Trabalhista, Estadual, Municipal e Federal, como segue. MONTAR PASTAS SUSPENSAS DE:

6.2.   TRABALHISTAS / PREVIDENCIÁRIOS

a)  Folha de Pagamento

b)  Folha de Pró-Labore

c)  Guia de recolhimento do INSS

d)  Guia de recolhimento do FGTS e respectiva relação de empregados

e)  Guia de recolhimento de Contribuição Sindical e Assistencial dos Empregados

f)   Guia de recolhimento de Contribuição Sindical Empregador

g)  Guia de recolhimento do Conselho Regional e Órgão de Classe

h)  CAGED – Certificado de Regularidade - Cadastro de Admitidos e Demitidos

i)   Prontuário de Funcionários, uma pasta para cada empregado com todos os documentos desde a admissão até o desligamento;

j)   Convenção / Acordo Coletivo entre Sindicato Patronal e Sindicato dos Empregados

LEGISLAÇÃO

Para o trabalhador urbano, os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da data do pagamento, ou dois anos da rescisão contratual, já para os fundiários, devem ser guardados por, no mínimo, 30 (trinta) anos. (Fundamento: art. 7° , XXIX, da Constituição Federal - DF; Lei n° 8.036/90 e art. 55 do Dec. n° 99.684/90).

Existem documentos que, por disposição legal ou por medida cautelar, devem permanecer arquivados por prazos diversos, conforme quadro abaixo:

Esclarecemos que contra empregados menores de 18 anos de idade não corre prazo prescricional (CLT, art. 440), assim a partir da data em que completarem 18 anos todos os documentos a eles referentes devem ser guardados pelos prazos acima descritos.

Os exames médicos admissional, periódico e demissional, compreendendo investigação clínica, devem ser guardados até que sejam renovados, o que deve ocorrer com a seguinte periodicidade:

I - Investigação clínica:

a)  De seis em seis meses para os que trabalham nas atividades e operações insalubres constantes da NR 15

b)  Anualmente, nas demais atividades.

II - Investigação radiológica - telerradiografia de tórax:

a)   Exame admissional e/ou periódico; e;

b)  Anualmente, sempre que o candidato a emprego ou empregado tenha trabalhado exposto a determinados agentes insalubres, constantes da NR 15, capazes de causar lesão pulmonar detectável por meio de telerradiografia.

6.3.   ESTADUAIS

a)   Guias de Informação e Apuração do ICMS (GIA)

b)   Guias de Recolhimento do ICMS (GARE)

c)   Declaração de Operações Interestaduais (GI-Inter)

LEGISLAÇÃO (artigo 193 - RICMS)

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

6.4.  MUNICIPAIS

a)   Taxa de Licença de Funcionamento (TLIF)

b)   Taxa de Licença de Anúncio (TFA)

c)   CADAN

d)   Declaração Anual (DIPAM)

e)   Alvará de Funcionamento

f)    Guia de recolhimento do Imposto Predial

LEGISLAÇÃO

Os livros fiscais e comerciais são de exibição obrigatória ao Fisco, devendo ser conservados durante o prazo de 5 anos, contados do encerramento. (art. 103 - Decreto Lei 26.120 de 07/06/88).

Os comprovantes de lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários, contados conforme disposto no item 4. (Lei 5172 arts. 173 e 195 - CTN).

6.5.  FEDERAIS

a)   Declaração de Renda Pessoa Jurídica (DIRPJ)

b)   Declaração de Contribuições e Tributos Federais (DCTF)

c)   Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

d)   Declaração do IPI (DIPI)

e)   DARF do Imposto de Renda Retido na Fonte de:

1. Assalariados e Pró-Labore

2. Aluguéis

3. Serviços Pessoa Jurídica

4. Serviços de Pessoa Física inscritas (autônomos)

5. Serviços de Pessoa Física não inscritas

6. DARF do Imposto de Renda Pessoa Jurídica

7. DARF do PIS s/ FATURAMENTO e PIS REPIQUE

8. GUIA de recolhimento do COFINS

LEGISLAÇÃO

(Lei 5.172, de 25/10/66 - Código Tributário nacional - artigos 173 e 195 - DOU de 27/10/66 c/ Retificação em 31/10/66):

Para efeitos da legislação tributária, os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal, arquivos, documentos, papéis e comprovantes que deram origem aos lançamentos contábeis, devem ser guardados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.

No caso do Imposto de Renda, o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 anos, contados do seguinte forma:

a)   Do 1º dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; ou;

b)   Da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

6.6.   SOCIETÁRIOS

a)   Balanço

b)   Contrato Social e Alterações

c)  Documentos das Inscrições Legais (CGC / DECA / FDC / Registro Importador Exportador)

6.7.  ARQUIVO INATIVO

Adotar caixa onde deverão ser arquivados por dia, mês e ano os documentos contábeis de caixa e banco, evitando neste arquivo colocar documentos originais de pagamento de impostos, já referidos nos itens anteriores.

7.      LEMBRETES OBJETIVOS

Ficar atento ao seguinte:

Datas de vencimento de todos os impostos

a)  Retenção do IRRF quando adquirir serviços de terceiros prestados por outras empresas (pessoa jurídica) ou autônomo (pessoa física).

b)  Alterações constantes da Tabela de Imposto de Renda na Fonte

c)  Aumento do Salário Mínimo

d)  Aumento do Salário Referência (piso salarial)

e)  Dissídio Coletivo da categoria de seus empregados (deve ser retirado no Sindicato)

f)   Cláusulas constantes no acordo coletivo entre os sindicatos (deve ser retirado no Sindicato)

g)  Jornada de Trabalho: limite de 44 horas semanais, não podendo possuir dias na semana com jornada superior a 10 horas.

h)   Código de Defesa do Consumidor

i)   Alvarás e Licenças de Funcionamento (toda empresa é obrigada independente de porto ou ramo de atividade)

j)   Renovação dos atestados médicos (PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional)

k)   Providencias quanto a CIPA

l)   Ordem e qualidade dos arquivos fiscais e prontuário dos funcionários

m)  Recolhimento da previdência social dos sócios

n)   Elaboração da Declaração de Imposto de Renda dos sócios

Todas as orientações neste manual têm como objetivo, uma orientação geral de forma sintética para que os controles das Obrigações Fiscais, Contábeis e Legais, fiquem de forma regular de acordo com a Legislação em vigor.

8.      TABELA DE PRAZOS DOS RECOLHIMENTOS DE IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES

Tem por finalidade a orientação para organização e controle da agenda quanto ao vencimento dos impostos e contribuições federais, estaduais, municipais e trabalhistas.

9.      SISTEMA TRIBUTÁRIO DAS MICROEMPRESAS E DAS EMPRESAS DE PEQUENO PORTE "SIMPLES”

TRIBUTOS FEDERAIS UNIFICADOS PELO "SIMPLES”

a)   IRPJ - Imposto de Renda Pessoa Jurídica;

b)  PIS - Contribuição para Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público;

c)  COFINS - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;

d)  CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido;

e)  Contribuições para a Seguridade Social: INSS parte empresa

1.  20% sobre folha de pagamento, pró-labore e autônomos

2.  1% a 3% seguro de acidente do trabalho, de acordo com o grau de risco da atividade;

3.  1,8% a 5,4% contribuições para terceiros.

f)   IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados.

DA OPÇÃO

A opção pelo "Simples" se dará por alteração cadastral junto a Receita Federal, podendo o recolhimento, a partir de 01/01/97, ser efetuado normalmente por DARF específico para esta finalidade e a alteração cadastral ser efetuada até 31/Março/97.

A empresa que efetuar esta opção deverá afixar, em local visível ao público, placa indicativa de Micro Empresa ou Empresa de Pequeno Porte inscrita no "Simples". Caso contrário estará sujeita a multa de 2% (dois por cento) do total dos impostos devidos no mês em que for constatada a irregularidade.

DO PRAZO DE RECOLHIMENTO

O imposto calculado será recolhido até o 20º dia útil do mês subseqüente aquele em que houver sido auferida a Receita Bruta

DA BASE DE CÁLCULO E ALÍQUOTAS

Base de cálculo:

• Receita Bruta mensal (não incluindo as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos)

Enquadramento da empresa; De acordo com a receita bruta auferida no ano calendário:

• Microempresa: receita bruta até R$ 240.000,00 anuais

• Empresa de Pequeno Porte: receita bruta entre R$ 240.000,00 e R$ 2.400.000,00 anuais.

Faturamento e alíquotas:

"SIMPLES": Somente tributos da União.

Empresas contribuintes do IPI: acréscimo de 0,5 (meio) ponto percentual.

PRINCIPAIS RESTRIÇÕES DE OPÇÃO AO "SIMPLES”

a)   Micro Empresa com faturamento anual superior a R$ 240.000,00;

b)   Empresa pequeno porte com faturamento anual superior a R$ 2.400.000,00;

c)   Sociedades por ações;

d)   Empresas com atividades relacionadas a operações financeiras;

e)   Empresas com as seguintes características:

1.  Atividades relacionadas à construção civil;

2.  Participação em entidades públicas;

3.  Sócio estrangeiro residente no exterior;

4.  Sede no exterior;

5.  Sócio que participe em mais de 10% do capital de outra empresa

6.  Que participem do capital de outra empresa;

7.  Que comercialize bens importados superior a 50% da receita bruta total

8.   Que realize operações relativas à importação, locação ou administração de imóveis, armazenamento e depósito de produtos de terceiros, propaganda, publicidade e factoring;

9.   Prestadoras de serviços de profissão regulamentada;

10. Resultantes de cisão ou qualquer forma de desmembramento da pessoa jurídica ocorridas antes da vigência da MP 1526 de 05/11/96;

11. Cujo titular ou sócio, com participação superior a 10% em seu capital, adquira bens ou realize gastos incompatíveis com rendimentos por ele declarados;

12. Cujo titular ou sócio que participe de seu capital com mais de 10%, esteja inscrito em dívida ativa da União ou INSS.